Analysen: Dashboard und Berichte erklärt

Unter Analysen sehen Sie, was Zalion für Ihre Organisation erreicht: Einsparungen und Durchlaufzeiten in der Beschaffung sowie Automatisierung, Abweichungen und Lieferantenverhalten in der Bestellabwicklung. Dieser Artikel erklärt die Bedienung und jeden Bericht.

Inhaltsverzeichnis

Wo Sie die Analysen finden
Bedienung: Zeitraum, Filter, Details und Export
Begriffe der Beschaffung: Erstangebot, Vergabewert, Einsparung
Board Beschaffung: alle Berichte
Board Bestellabwicklung: alle Berichte
Häufige Fragen

1. Wo Sie die Analysen finden

In der linken Navigation gibt es zwei Boards, jeweils unter dem passenden Bereich:

Beschaffung › Analysen: Anfragen, Angebote, Verhandlungen und Vergaben.
Bestellabwicklung › Analysen: Bestellungen, Auftragsbestätigungen (ABs) und deren Abgleich.

Jedes Board ist in Reiter aufgeteilt. Innerhalb eines Reiters sind die Karten in Abschnitte gruppiert. Am Ende eines Reiters finden Sie unter Weitere Berichte zusätzliche Auswertungen zum selben Thema.

Sie sehen den Menüpunkt Analysen nicht? Die Analysen werden je Organisation freigeschaltet. Wenden Sie sich an Ihren Zalion-Ansprechpartner.

2. Bedienung: Zeitraum, Filter, Details und Export

Zeitraum

Oben rechts wählen Sie den Zeitraum. Voreingestellt ist Dieses Jahr. Zur Auswahl stehen Woche, Monat, Quartal und Jahr (jeweils aktuell oder zuletzt), die letzten 30 oder 90 Tage, die letzten 12 Monate, der Gesamte Zeitraum und ein Eigener Zeitraum mit Start- und Enddatum.

Jede Karte zählt nach einem bestimmten Datum, zum Beispiel dem Abschlussdatum eines Vorgangs oder dem Importdatum einer Bestellung. Welches Datum gilt, steht auf der Karte (Nach Abschlussdatum usw.).

Karten mit dem Hinweis Stand heute ignorieren den Zeitraum. Sie zeigen, was gerade offen ist.

Vergleich mit der Vorperiode

Bei Kennzahlen-Karten sehen Sie die Veränderung vs. Vorperiode. Bei „Dieser Monat“ ist das zum Beispiel derselbe Abschnitt des Vormonats, bei „Letzter Monat“ der Monat davor. Für rollierende Zeiträume (30/90 Tage, 12 Monate), den gesamten Zeitraum und eigene Zeiträume gibt es keinen Vergleich.

Filter

Über Filter hinzufügen grenzen Sie alle Karten eines Boards gleichzeitig ein:

Beschaffung: Warengruppe, Lieferant, Nutzer, Einsparungsart und Nur bestätigte Ergebnisse.
Bestellabwicklung: Lieferant, Standort, Wertklasse (Bestellwert in Ihrer Basiswährung), Kanal (E-Mail oder Lieferantensystem) und Nutzer.

Gefilterte Karten tragen das Kennzeichen Gefiltert. Passt ein Filter inhaltlich nicht zu einer Karte, zeigt diese ihre Zahl ohne ihn und nennt den Filter unter Hier nicht angewendet.

Details und Export

Klicken Sie auf eine Zahl, einen Balken oder eine Tabellenzeile. Rechts öffnet sich die Liste der Vorgänge oder Bestellungen hinter dieser Zahl. Von dort öffnen Sie einen Vorgang direkt oder laden die Liste als CSV oder Excel herunter.

Infos zu einer Karte

Info-Symbol (i): erklärt, wie die Karte rechnet.
n = … unter der Zahl: die Datenbasis, zum Beispiel „n = 42 abgeschlossene Vorgänge“.
Geschätzt: Die Zahl ist abgeleitet, nicht direkt gemessen.
Noch keine Daten: Für diese Kennzahl wird noch nichts erfasst.

Datenqualität

Der Knopf Datenqualität oben im Board zeigt, warum Zahlen unvollständig oder ungenau sein können, zum Beispiel:

Vorgänge mit fehlenden Eingaben (etwa ohne Erstangebot oder Vergabewert). Sie zählen mit, tragen aber nichts zur Summe bei.
Währungen ohne Wechselkurs. Diese Beträge fehlen in den Summen.
Abgeschlossene Vorgänge ohne erfasstes oder mit geschätztem Abschlussdatum.
Noch nicht bestätigte Ergebnisse. Mit Nur bestätigte Ergebnisse lassen Sie sie weg.

Über Diese Vorgänge anzeigen öffnen Sie die betroffenen Vorgänge und ergänzen die fehlenden Angaben.

3. Begriffe der Beschaffung: Erstangebot, Vergabewert, Einsparung

Vergabewert: der Betrag, zu dem ein Vorgang vergeben wurde.
Erstangebot: das erste Angebot des Lieferanten, an den vergeben wurde.
Einsparung vs. Erstangebot = Erstangebot − Vergabewert. Zeigt den Verhandlungserfolg.
Harte Einsparung = höherer Wert aus Budget bzw. Vorpreis − Vergabewert. Zeigt die Einsparung gegenüber Ihrem Planwert.
Abgeschlossener Vorgang: ein Vorgang, der mit oder ohne Vergabe beendet wurde. Er zählt im Zeitraum seines Abschlussdatums.

Alle Beträge werden in die Basiswährung Ihrer Organisation umgerechnet.

4. Board Beschaffung: alle Berichte

Reiter „Verhandlungsergebnisse“

Alle im Zeitraum abgeschlossenen Vorgänge.

Bericht	Was er zeigt
Vergabevolumen	Summe der Vergabewerte.
Erfolgsquote	Anteil der abgeschlossenen Vorgänge mit Einsparung (eine der beiden Arten). Vorgänge ohne die nötigen Eingaben zählen als kein Erfolg.
Einsparung vs. Erstangebot	Summe aus Erstangebot − Vergabewert.
Ø Einsparung vs. Erstangebot	Durchschnittliche Einsparung in % des Erstangebots, über die Vorgänge mit Einsparung.
Harte Einsparung	Summe aus höherem Wert aus Budget / Vorpreis − Vergabewert.
Ø Harte Einsparung	Harte Einsparung in % des Budgets bzw. Vorpreises, gemittelt über die Vorgänge mit harter Einsparung.
Vorgänge nach Einsparungsart	Kreisdiagramm: harte Einsparung, Einsparung vs. Erstangebot oder keine Einsparung.
Einsparung vs. Erstangebot pro Monat	Summe je Abschlussmonat.
Einsparung vs. Erstangebot nach Warengruppe	Wie oben, je Monat nach Warengruppe aufgeteilt.
Erfolg nach Warengruppe	Tabelle mit Erfolgsquote und Ø Einsparung je Warengruppe.
Gestartete und abgeschlossene Vorgänge	Linien je Monat: Wächst oder schrumpft Ihr Bestand an offenen Vorgängen?

Weitere Berichte: Einsparungen nach Warengruppe, Einsparungen nach Lieferant (Lieferanten mit Vergabe im Zeitraum) und die Anzahl Abgeschlossener Vorgänge.

Reiter „Offene Vorgänge“

Stand heute, unabhängig vom gewählten Zeitraum.

Bericht	Was er zeigt
Offene Vorgänge	Anzahl der noch nicht abgeschlossenen Vorgänge.
Ø Tage offen	Durchschnittliche Tage seit dem Start dieser Vorgänge.
Handlungsbedarf bei uns	Offene Vorgänge, deren nächste Aktion bei Ihrem Team liegt.
Offene Vorgänge nach nächster Aktion	Aufteilung: Aktion bei uns oder beim Lieferanten.
Offene Vorgänge nach Alter	Gruppen < 1 Woche, 1–2 Wochen, 2–4 Wochen, > 4 Wochen.

Weitere Berichte: Offene Vorgänge nach Phase (Anfrage entwerfen oder Angebote auswerten).

Reiter „Prozess & Durchlaufzeiten“

Abschnitt „Vom Bedarf zur Vergabe“: wie viele Vorgänge im Zeitraum welche Phase erreicht haben.

Bericht	Was er zeigt
Bedarfe eingegangen	Vorgänge, die mit „Anfrage entwerfen“ begonnen haben.
Anfragen versendet	Vorgänge, deren Anfrage an Lieferanten ging.
Angebote erhalten	Vorgänge mit mindestens einem Angebot.
Vorgänge vergeben	Vorgänge mit Vergabe.
Trichter	Die vier Phasen als Trichter: Wo bleiben Vorgänge stehen?
Ø Tage je Phase	Wie lange Vorgänge durchschnittlich in jeder Phase bleiben.

Abschnitt „Antworten der Lieferanten“: angefragte Lieferanten, Angebote und Antwortzeiten im Zeitraum (nach Anfragedatum).

Bericht	Was er zeigt
Angefragte Lieferanten	Anzahl Einladungen, je Lieferant und Anfrage gezählt.
Erhaltene Angebote	Angefragte Lieferanten, die ein Angebot abgegeben haben.
Antwortquote	Angebote ÷ angefragte Lieferanten.
Ø Antwortzeit	Tage von der Anfrage bis zum ersten Angebot, je Lieferant.
Angefragte Lieferanten und Angebote pro Monat	Beide Werte als Linien: Antworten Lieferanten seltener?
Antwortquote nach Warengruppe	Wo Lieferanten seltener antworten.

Weitere Berichte: Ø Durchlaufzeit (Tage vom Start bis zum Abschluss), Angefragt vs. geantwortet, Ø Durchlaufzeit nach Warengruppe und Abgeschlossene Vorgänge pro Monat.

Reiter „Team-Aktivität“

Arbeit und Ergebnisse je Nutzer. Dieser Reiter ist nur für Administratoren sichtbar. Ihre Organisation kann Auswertungen je Person auch ganz ausblenden lassen, zum Beispiel auf Wunsch des Betriebsrats oder aus Datenschutzgründen.

Bericht	Was er zeigt
Nutzung	Gestartete Vorgänge pro Monat und Nutzer.
Offene Vorgänge je Nutzer	Offene Vorgänge je Person, gestapelt nach Phase.
Vergabevolumen je Nutzer	Aufgeteilt nach Einsparungsart.
Einsparungen je Nutzer	Beide Einsparungsarten je Person.
Aktivität je Nutzer	Tabelle: gestartete Vorgänge, Vergaben und Einsparungen im Zeitraum.

Weitere Berichte: Offene Vorgänge je Nutzer als Tabelle mit Anzahl und Ø Alter.

5. Board Bestellabwicklung: alle Berichte

Grundlage sind die Bestellungen, die im Zeitraum in Zalion importiert wurden, und die Auftragsbestätigungen (ABs) Ihrer Lieferanten dazu.

Reiter „Überblick“

Abschnitt „Überblick“: Wie viel läuft ohne Ihr Zutun durch, und wo bleibt Volumen hängen?

Bericht	Was er zeigt
Automatisierungsgrad der Bestellungen	Wie die im Zeitraum abgeschlossenen Bestellungen bestätigt wurden: Vollautomatisch: ohne Abweichung oder per Toleranz, Regel oder vom Agenten geklärt und ohne Eingriff ins ERP synchronisiert. Automatisch nach Klärung: Abweichung per E-Mail mit dem Lieferanten geklärt, die neue AB wurde automatisch synchronisiert. Manuell bestätigt: Ein Nutzer hat Felder entschieden oder selbst bestätigt, danach wurde synchronisiert. Ohne Sync bestätigt: in Zalion abgeschlossen, aber nicht ins ERP geschrieben. Außerhalb von Zalion bestätigt: direkt im ERP abgeschlossen, Zalion hat nur den Status erhalten.
Aktueller Stand der Bestellungen	Wo die Bestellungen aus dem Zeitraum heute stehen: bestätigt, teilweise bestätigt, bereit zum Sync, Prüfung nötig, wartet auf Lieferant oder wartet auf intern.
Verarbeitungsfluss	Flussdiagramm von der Bestellung über AB-Eingang, Abgleich und Klärung bis zum Ergebnis. Jede Bestellung zählt einmal. So sehen Sie, an welcher Stelle Volumen Klärung braucht und wie sie gelöst wurde: innerhalb Toleranz, per Regel, vom Agenten, in der App, per E-Mail mit dem Lieferanten oder intern.
Wöchentlicher Verarbeitungsmix	Bestellungen pro Woche (nach Importwoche) nach heutigem Ergebnis. Unter der Achse steht die Quote „Vollautomatisch“ der Woche.

Abschnitt „Bestellungen und Bestätigungen“: was im Zeitraum bestellt und bestätigt wurde.

Bericht	Was er zeigt
Bestellungen nach Anzahl der ABs	Wie viele ABs jede Bestellung vom Lieferanten bekommen hat (keine, 1, 2, 3, 4 oder mehr). Viele Versionen deuten auf Nachverhandlung hin.
Bestellungen erhalten	An Lieferanten gesendete Bestellungen im Zeitraum.
ABs erhalten	Von Lieferanten erhaltene ABs im Zeitraum.
Ø Zeit bis zur Bestätigung	Durchschnittliche Tage vom Eingang der Bestellung in Zalion bis zu ihrem Abschluss. Außerhalb von Zalion bestätigte Bestellungen zählen nicht.

Abschnitt „Genauigkeit des Agenten“: wie oft der Agent es allein richtig macht.

Bericht	Was er zeigt
Korrekturquote	Anteil der Bestellungen, in denen ein Nutzer einen vom Agenten gelesenen Wert mit einem eigenen Wert überschrieben hat. „PO-Wert übernehmen“, „Akzeptieren“ und „Ablehnen“ zählen nicht als Korrektur.
E-Mail-Routing	Was mit den E-Mails der Bestellabwicklung passiert ist: automatisch oder manuell zugeordnet, automatisch oder manuell verworfen oder noch offen in der Inbox.

Abschnitt „Offene Vorgänge“ (Stand heute):

Bericht	Was er zeigt
Offene Vorgänge nach Lieferant	Die 10 Lieferanten mit den meisten offenen Vorgängen, nach Status aufgeteilt.
Offene Vorgänge nach Abweichung	Die 10 Felder, die bei noch nicht bestätigten Bestellungen gerade außerhalb der Toleranz abweichen und noch nicht entschieden sind, dazu vom Lieferanten ergänzte oder nicht bestätigte Positionen.

Reiter „Abweichungen & Felder“

Bericht	Was er zeigt
Wo Abweichungen auftreten	Tabelle je Feld (Preis, Liefertermin, Menge, Mengeneinheit, Zahlungsbedingungen, Zusatzkosten usw.): Positionen mit Abweichung, deren Anteil an allen verglichenen Positionen und betroffene Bestellungen. Auch später gelöste Abweichungen zählen. Preis umfasst Einzelpreis, Preiseinheit und Rabatte; Zusatzkosten umfassen Fracht und Verpackung.
Wie Abweichungen gelöst wurden	Je Feld die Entscheidung zu jeder abweichenden Position. Automatisch: innerhalb Toleranz, per Regel, vom Agenten. Durch Nutzer: manuell akzeptiert, PO-Wert übernommen, manuell überschrieben. Abgelehnt verschickt eine Klärungsmail an den Lieferanten. Noch offen = noch keine Entscheidung; Überholt = eine neuere AB kam oder die Bestellung wurde abgeschlossen. Fahren Sie mit der Maus über ein Segment für Details.
Abweichungshäufigkeit nach Feld	Anzahl abweichender Werte je Feld. Eine Position mit abweichendem Einzelpreis und abweichender Preiseinheit zählt hier zweimal. Deshalb sind die Zahlen höher als in „Wo Abweichungen auftreten“.

Reiter „Lieferanten“

Bericht	Was er zeigt
Bestätigungsquote	Anteil der Bestellungen mit mindestens einer AB.
Ø Zeit bis zur ersten AB	Tage von der Bestellung bis zur ersten AB.
Überfällige ABs	Bestellungen ohne AB nach der erwarteten Antwortzeit. Zeigt „Noch keine Daten“, solange keine erwartete Antwortzeit konfiguriert ist.
Aktive Lieferanten	Lieferanten mit Bestellungen im Zeitraum, davon mit Abweichungen.
Top-Lieferanten nach Abweichungen	Die 10 Lieferanten mit den meisten Abweichungen, aufgeteilt nach Feld.
Bestätigungsverhalten der Lieferanten	Tabelle der 20 Lieferanten mit den meisten Bestellungen: Bestätigungsquote, Ø Bestätigungszeit, Ø AB-Versionen, Automatisierungsquote (vollautomatisch bestätigte / alle abgeschlossenen Bestellungen), Abweichungsquote (Bestellungen mit mindestens einer Abweichung / Bestellungen mit AB) und Wunschtermin getroffen (Positionen, deren erster bestätigter Liefertermin dem Wunschtermin entspricht). Ein Klick auf eine Zeile öffnet die Bestellungen des Lieferanten.

6. Häufige Fragen

Warum ändert sich eine Zahl nicht, wenn ich den Zeitraum wechsle?
Die Karte trägt den Hinweis Stand heute. Sie zeigt den aktuellen Bestand, unabhängig vom Zeitraum.

Warum ist die Einsparung niedriger als erwartet?
Öffnen Sie Datenqualität. Häufig fehlen bei einzelnen Vorgängen Erstangebot, Budget bzw. Vorpreis oder ein Wechselkurs. Diese Vorgänge zählen mit, tragen aber nichts zur Summe bei.

Warum fehlt der Reiter „Team-Aktivität“?
Er ist nur für Administratoren sichtbar, und Ihre Organisation kann Auswertungen je Person ausblenden lassen.

Kann ich die Zahlen weiterverarbeiten?
Ja. Klicken Sie auf eine Zahl und laden Sie die Liste dahinter als CSV oder Excel herunter.