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Outlook-Integration (via Microsoft Graph API)

E-Mails automatisch senden & zuordnen – direkt aus Zalion

Inhaltsverzeichnis

  1. Zweck und Vorteile der Integration
  2. Anleitung: Nutzung (Endanwender)
  3. Anleitung: Initiales Setup (Administrator)
  4. Häufig gestellte Fragen (FAQs)

Zur Info: Die Integration funktioniert technisch nur, falls bereits von Ihrer IT freigegeben. Falls Sie angeschaltet werden kann, hat Ihre IT diese bereits freigegeben. Kontaktieren Sie dazu gerne Ihren Zalion-Ansprechpartner.

1. Was bringt die Integration?

Mit der Outlook-Integration können Sie

  • E-Mails direkt aus Zalion versenden (kein Copy/Paste),

  • eingehende & ausgehende Mails automatisch dem passenden Vorgang zuordnen,

  • die Kommunikationshistorie ohne manuellen Aufwand vollständig halten.

2. Nutzung für Endanwender

Versand

  • Mit Integration: In der E-Mail-Karte „E-Mail senden“ klicken – Versand erfolgt über Ihr Outlook.

  • Ohne Integration: Text kopieren und in Outlook einfügen; Agentenadresse in BCC setzen, damit die Nachricht in der Historie landet.

Historie aktuell halten

  • Mit Integration: Ein- und ausgehende Mails werden automatisch synchronisiert.

  • Ohne Integration:

    • Eingehend: Mail an Agentenadresse weiterleiten.

    • Ausgehend: Agentenadresse in BCC setzen.

Wie die Zuordnung der E-Mails funktioniert

  • Vorgangserstellung per Weiterleitung: Leiten Sie eine Angebotsmail an die Agentenadresse weiter – Zalion legt automatisch einen Vorgang an.

  • Automatische Zuordnung: Antworten und weitere Mails zum selben Thread/Vorgang werden nach Eingang automatisch erkannt und der Kommunikationshistorie zugeordnet.

  • Senden aus Zalion: Alle Mails, die Sie aus Zalion schicken, werden automatisch abgelegt (Gesendet im Outlook + Historie im Vorgang).

  • Fallback: Fehlt eine Mail in der Historie, einfach an die Agentenadresse weiterleiten – sie wird nacherfasst.

3. Einrichtung in Zalion (Admin)

Hier die offizielle Microsoft-Dokumentation: https://learn.microsoft.com/de-de/graph/outlook-mail-concept-overview

Voraussetzung: Microsoft 365 / Microsoft Entra ID (ehem. Azure AD) mit Berechtigung zur App-Registrierung & Admin-Consent.

  1. App in Microsoft Entra registrieren

    • Neue App registrieren, Client-ID und Tenant-ID notieren.

    • Redirect URI (Reply URL) für Zalion hinzufügen – die URL wird im Integrationsdialog angezeigt.

  2. Berechtigungen (Scopes) vergeben

    • Delegated: Mail.Read, Mail.Send, zusätzlich offline_access (Refresh Token).

    • (Optional App-Only: Mail.Send), wenn Versand ohne eingeloggten User gewünscht ist – erfordert Admin-Consent und stärkere Schutzmaßnahmen.

  3. Client Secret (oder Zertifikat) erstellen und sicher ablegen.

  4. In Zalion verbinden

    • In Einstellungen → Integrationen → Microsoft Outlook

    • Tenant-ID, Client-ID, Client Secret eintragen

    • Verbinden und Admin-Consent abschließen.

  5. Testen

    • Test-E-Mail aus einem Vorgang senden, Bestätigung prüfen.

Least Privilege: Nur die minimal notwendigen Berechtigungen vergeben.

Sicherheit & Datenschutz

  • Zugriff über OAuth2 mit einstellbaren Scopes (s. oben).

  • Secrets/Zertifikate nur im sicheren Admin-Bereich hinterlegen.

  • Widerruf jederzeit möglich (App-Zugriff in Entra ID entziehen).

Fehlerbehebung (Kurz)

  • 403/Consent-Fehler: Admin-Consent fehlt oder Scope nicht erteilt.

  • Mails erscheinen nicht: Integration prüfen; Mail an Agentenadresse weiterleiten (Nachfassung).

  • Senden nicht möglich: Token abgelaufen → Integration neu verbinden; bei App-Only sicherstellen, dass Versand über /users/{id}/sendMail erfolgt.


4. Häufige Fragen (FAQ)

Kann ich ohne Integration arbeiten?
Ja. Senden in Outlook, dabei Agentenadresse in BCC; eingehende Mails weiterleiten – Zalion ordnet zu.

Wer sieht die E-Mails?
Nur berechtigte Nutzer:innen im entsprechenden Vorgang in Zalion.

Kann ich die Integration jederzeit trennen?
Ja, in Einstellungen → Integrationen.