Was der Auftragsbestätigungs Agent macht

Der Order Confirmation Agent (OC Agent) automatisiert den Schritt nach dem Versand der Bestellung. Sobald eine Bestellung (Purchase Order, PO) beim Lieferanten ist, schickt dieser eine Auftragsbestätigung (AB, englisch Order Confirmation oder OC) zurück. Der Agent liest diese Bestätigung ein, ordnet sie der richtigen Bestellung zu, vergleicht jedes Feld, entscheidet was in Ordnung ist und was Aufmerksamkeit braucht, kommuniziert bei Bedarf mit dem Lieferanten und schreibt das bestätigte Ergebnis in das ERP zurück.

Damit entfällt die Handarbeit: jede Bestätigung lesen, Position für Position mit der Bestellung vergleichen, fehlende Bestätigungen nachfassen und das Ergebnis ins ERP eintippen. Bei allem, was über die eingestellte Toleranz hinaus abweicht, bleibt ein Mensch im Prozess.

Für alles nach dem Bestellversand gilt ein Modell mit drei Stufen:

1. AB Prüfung (Verantwortung des OC Agent)
2. Wareneingang (GR)
3. Rechnung (INV)

Der OC Agent verantwortet die AB Prüfung. Wareneingang und Rechnung sind im Modell vorhanden und die Thread Übersicht kann nach Stufe filtern, sie liegen aber nachgelagert und gehören noch nicht zum AB Workflow.

Jede Kombination aus Bestellung und Bestätigung ist ein Thread. Der Thread enthält den Vergleich, alle Entscheidungen, die Lieferantenkommunikation und die Nachvollziehbarkeit. Die Thread Übersicht ist die Arbeitsliste, die Thread Detailansicht der Ort für Prüfung und Bestätigung.

1. Liest die eingehende Bestätigung aus dem angebundenen Sammelpostfach oder von einem SFTP Ablageort.
2. Extrahiert den Inhalt des Dokuments in ein strukturiertes Datenmodell.
3. Ordnet die Bestätigung der richtigen Bestellung zu.
4. Vergleicht alle Kopf und Positionsfelder mit der Bestellung.
5. Bestätigt automatisch, was übereinstimmt oder innerhalb der Toleranz liegt.
6. Legt echte Abweichungen zur Entscheidung vor.
7. Erstellt und versendet Lieferantenmails für Ablehnungen, Rückfragen und Erinnerungen.
8. Schreibt die bestätigten Werte in das ERP zurück und protokolliert, was geschrieben wurde.

Thread Übersicht und Detailansicht stehen in Deutsch und Englisch zur Verfügung. Feldbezeichnungen, Status und Aktionen werden übersetzt. Lieferantennamen, Werte und Freitexte des Lieferanten werden nie übersetzt.