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E-Mail-Integration mit Zalion

Zalion ermöglicht eine sichere und automatisierte E-Mail-Verarbeitung zur Unterstützung von Workflows wie Auftragsbestätigungen, Lieferantenkommunikation und strukturierter Dokumentenextraktion. Abhängig von Ihrer E-Mail-Infrastruktur unterstützen wir mehrere Integrationspfade — alle mit Verschlüsselung, Zugriffskontrolle und Auditing auf Enterprise-Niveau.

Option 1: Microsoft 365 über Graph API

Empfohlene Methode für Microsoft 365-Kunden, die eine moderne, sichere und feinkörnige Steuerung über Microsoft Graph API bietet.

Funktionen

  • Lesezugriff auf Posteingänge und Ordner
  • Optionale Sendefunktionen
  • Webhook-Unterstützung für E-Mail-Erkennung in Echtzeit

Technische Voraussetzungen

  • Admin-Zulassung der Zalion-App in Azure AD
  • Mailbox-Zugriffsbereiche (Mail.Read, Mail.ReadWrite, etc.)
  • Whitelisting von Zalion IPs für die Webhook-Kommunikation

Sicherheit

  • OAuth 2.0 mit delegierten oder reinen App-Berechtigungen
  • TLS 1.3 verschlüsselter Verkehr
  • Rollenbasierte Mailbox-Delegation
  • Kein Passwort-Zugang — sicheres Token-basiertes Modell

Option 2: Google Workspace (Gmail API)

Zalion unterstützt die Integration mit Gmail über die offizielle Gmail-API von Google, die für Kunden geeignet ist, die Google Workspace verwenden.

Funktionen

  • Lesen von E-Mails, Labels, Threads und Anhängen
  • Optionaler Sendezugriff über Gmail Draft + Send APIs
  • Such- und Filterfunktionen
  • Echtzeit-Benachrichtigung über Gmail Watch/Webhook-Dienste

Technische Voraussetzungen

  • Der Google Workspace-Administrator muss die OAuth-App von Zalion autorisieren
  • Gültigkeitsbereiche wie https://www.googleapis.com/auth/gmail.readonly oder .modify
  • Das Zalion-Projekt muss in Ihrer Google Cloud-Administrationskonsole genehmigt werden

Sicherheit

  • OAuth 2.0-Authentifizierung mit Google
  • Alle Anfragen über TLS 1.3
  • Der App-Zugriff kann auf einzelne Postfächer beschränkt werden
  • Keine dauerhaften Anmeldeinformationen — Token-basiertes Sitzungsmodell

Empfohlen für: Unternehmen, die Gmail für die Kommunikation mit Lieferanten und strukturierte Nachrichten-Workflows nutzen.

Option 3: IMAP / POP3 / SMTP (Direkter Serverzugriff)

Ein Legacy-kompatibler Ansatz für die Integration mit selbst gehosteten oder Drittanbieter-Mail-Servern über Standard-E-Mail-Protokolle.

IMAP oder POP3 (eingehender Zugriff)

Funktionen

  • Geplante Abfrage von Posteingängen
  • Lesen und Extrahieren strukturierter Inhalte oder Anhänge
  • Konfigurierbare Abfragefrequenz (z. B. alle 10 Minuten)

Anforderungen

  • Serveradresse, Port, Anmeldeinformationen
  • TLS-fähiger Mail-Zugang
  • Whitelisting von Zalion-IP-Adressen

Sicherheit

  • Verschlüsselte Übertragung über TLS
  • Option zur Beschränkung auf Nur-Lese-Zugriff
  • Beschränkung auf bestimmte Ordner oder Konten

SMTP (Ausgehende Post)

Funktionen

Anforderungen

  • SMTP-Anmeldeinformationen und Serverzugang
  • TLS erforderlich
  • Optionale Relay-Konfiguration zur Begrenzung der ausgehenden Adressen

Sicherheit

  • STARTTLS- oder SMTPS-Verschlüsselung
  • Validierung der Absenderdomäne unterstützt
  • SPF/DKIM-Abgleich empfohlen

Option 4: Microsoft Exchange Webdienste (EWS)

Für On-Premise- oder hybride Exchange-Konfigurationen integriert sich Zalion über EWS, um E-Mails sicher abzurufen und zu verarbeiten.

Leistungsmerkmale

  • Strukturierter Zugriff auf Exchange-Postfächer
  • Gefilterte Ordnerverarbeitung
  • Option für impersonationsbasierten Zugriff

Anforderungen

  • EWS-Endpunkt und Dienstanmeldeinformationen
  • NTLM oder einfache Authentifizierung (je nach Umgebung)
  • Firewall-Whitelisting

Sicherheit

  • HTTPS-verschlüsselt (TLS 1.2+)
  • Eingeschränkter Mailbox-Zugriff
  • Protokollierung über Exchange-Audit-Tools

Übersicht E-Mail-Integration

Methode System-Typ Emails lesen Emails senden Authentifizierung Verschlüsselung
Microsoft Graph API Microsoft 365 (Cloud) Ja Optional OAuth 2.0 über Azure AD TLS 1.3
Gmail API Google Workspace (Cloud) Ja Optional OAuth 2.0 über Google TLS 1.3
IMAP Vor-Ort oder gehostet Ja Nein Benutzername/Kennwort TLS
POP3 Vor-Ort oder gehostet Ja Nein Benutzername/Kennwort TLS
SMTP Vor-Ort oder gehostet Nein Ja Benutzername/Kennwort TLS
Exchange Webdienste Microsoft Exchange Ja Optional NTLM/Basis-Auth TLS

Sicherheit und Governance

Bei allen E-Mail-Integrationsoptionen hält sich Zalion an folgende Grundsätze:

  • Standardmäßige Verschlüsselung (AES-256 und TLS 1.3, wo immer anwendbar)
  • Keine Passwortspeicherung — nur Token-basierte oder Service-Authentifizierung
  • Least Privilege Access — Zugriff auf bestimmte Mailboxen/Ordner beschränkt
  • Auditierbarkeit — alle Lese-/Schreibvorgänge werden protokolliert
  • Kundenkontrolle — Sie definieren Zugriffsbereiche, Ordner und Datenaufbewahrung

Während des Onboardings arbeiten wir mit Ihren IT- und Compliance-Teams zusammen, um gemeinsam Zugriffsberechtigungen, Mailbox-Zuordnungen und Polling- oder Webhook-Konfigurationen in Übereinstimmung mit Ihren Richtlinien zu definieren.