E-Mail-Ton festlegen anhand von Beispielen

Mit User Instructions steuern Sie, wie der Zalion-Agent in Verhandlungs-E-Mails kommuniziert. Anstatt abstrakt einen Ton zu beschreiben, können Sie eine oder mehrere Beispiel-E-Mails hinterlegen, die Ihrem gewünschten Stil entsprechen. Der Agent analysiert diese Referenzen und übernimmt automatisch Tonalität, Anredeform, Satzlänge und Formalitätsgrad für alle künftigen Verhandlungs-E-Mails.

Was bedeutet „E-Mail-Ton“ in diesem Kontext?

Der Ton einer Verhandlungs-E-Mail setzt sich aus mehreren Faktoren zusammen:

• Formalitätsgrad: Siezen vs. Duzen, akademische Titel, strukturierter vs. lockerer Aufbau
• Anredeform: „Sehr geehrte/r“ vs. „Hallo“ vs. „Hi“
• Satzlänge und Stil: Ausführlich und erklärend vs. kurz und prägnant
• Freundlichkeit vs. Sachlichkeit: Partnerschaftlich-warm vs. professionell-distanziert
• Sprache: Deutsch, Englisch oder andere Sprachen – der Ton kann für jede Sprache separat gesetzt werden

Indem Sie eine Beispiel-E-Mail hinterlegen, die genau Ihrem gewünschten Stil entspricht, muss der Agent nicht raten – er hat eine konkrete Vorlage.

Schritt-für-Schritt-Anleitung

1. Navigieren Sie zum Agenten-Dashboard und klicken Sie auf das Zahnrad-Symbol („Agent Settings“).
2. Wählen Sie den Tab „User Preferences“.
3. Im Feld „Preferred Tone“ können Sie eine kurze Beschreibung eingeben (z. B. „Friendly, Formal“).
4. Im Feld „Additional Instructions“ fügen Sie Ihre Beispiel-E-Mail(s) als Text ein. Kennzeichnen Sie jedes Beispiel klar, z. B.:

--- Ton-Beispiel 1: Formell (neue Lieferanten) ---

[Hier Ihre Beispiel-E-Mail einfügen]

--- Ton-Beispiel 2: Partnerschaftlich (Bestandslieferanten) ---

[Hier Ihre Beispiel-E-Mail einfügen]

1. Klicken Sie auf „Save Preferences“.
2. Der Agent übernimmt den Ton ab der nächsten Verhandlung automatisch.

Tipps zur Auswahl einer guten Referenz-E-Mail

• Wählen Sie eine E-Mail, die beim Lieferanten gut ankam oder die Ihren Unternehmensstandard widerspiegelt.
• Vermeiden Sie E-Mails mit emotionalen Ausreißern (z. B. Beschwerden) – sie verzerren den Ton.
• Die E-Mail sollte lang genug sein, um den Stil erkennbar zu machen (mindestens 5–7 Sätze).
• Wenn Sie verschiedene Stile für verschiedene Szenarien möchten, hinterlegen Sie mehrere Beispiele mit klarer Kennzeichnung.

Sie können mehrere Beispiele für unterschiedliche Szenarien hinterlegen. Kennzeichnen Sie jedes Beispiel klar mit einem Label (z. B. „Ton für neue Lieferanten“, „Ton für Bestandslieferanten“), damit der Agent die richtige Referenz für die jeweilige Situation wählt.

FAQ & Troubleshooting

Was passiert, wenn die Beispiel-E-Mail widersprüchliche Signale sendet?

Wenn eine E-Mail z. B. formelle Anrede mit sehr lockerem Mittelteil kombiniert, versucht der Agent einen Mittelweg. Besser: Wählen Sie eine E-Mail, die durchgehend konsistent im Ton ist. Wenn Sie bewusst Unterschiede möchten (z. B. formelle Anrede, aber lockerer Hauptteil), beschreiben Sie dies explizit in den Additional Instructions.

Kann ich den Ton jederzeit ändern?

Ja. Navigieren Sie erneut zu Agent Settings → User Preferences und passen Sie Ihre Beispiele oder das Feld „Preferred Tone“ an. Änderungen gelten ab der nächsten Verhandlung.

Muss ich eine vollständige E-Mail hinterlegen?

Nein, aber je vollständiger das Beispiel, desto besser kann der Agent den Ton übernehmen. Ein vollständiges Beispiel (Anrede, Hauptteil, Grußformel) liefert die besten Ergebnisse.