Erinnerungen und Eskalation
Automatisch nachfassen und rechtzeitig eskalieren
Erinnerungsregeln fassen bei Lieferanten nach, die nicht bestätigt haben, nur einen Teil bestätigt haben oder nicht geantwortet haben. Jede Regel hat eine Tagesschwelle, eine Aktion E-Mail Entwurf erstellen und einen Schalter für automatischen Versand. So entscheiden Sie je Regel, ob der Agent die Mail nur vorbereitet oder selbst versendet.
Verfügbare Regeln
| Regel | Auslöser |
|---|---|
| Keine Bestätigung erhalten | Innerhalb von N Tagen nach dem Bestellversand ist keine Bestätigung eingegangen. |
| Teilbestätigung | Ein Teil ist bestätigt und der offene Rest steht nach N Tagen noch aus. |
| Keine Antwort des Lieferanten | Der Lieferant hat auf eine Rückfrage oder Ablehnung nicht geantwortet. Erste Erinnerung nach N Tagen. |
| Zweite Erinnerung und Eskalation | N weitere Tage nach der ersten Erinnerung. Die Mail eskaliert an eine Cc Adresse. |
| Abgelehnte Position ohne korrigierte Bestätigung | Eine abgelehnte Position wurde nach N Tagen nicht korrigiert. |
| Erinnerung Wareneingang | Vor dem bestätigten Liefertermin. Sichtbar, aber deaktiviert und als in Vorbereitung gekennzeichnet, weil sie zur Stufe Wareneingang gehört. |
Eskalation per Cc
Die Eskalationsregel nutzt eine global gepflegte, bearbeitbare Cc Adresse. Eskaliert wird an eine Leitungsfunktion und nicht an eine namentlich genannte Person, damit Eskalationen auch bei Rollenwechseln funktionieren.
Wie Erinnerungen in der Arbeitsliste erscheinen
Ein Thread ohne Bestätigung jenseits der Frist erscheint in der Thread Übersicht als OVERDUE und kann über die KPI Karten gefiltert werden. Erinnerungsmails werden wie jede andere ausgehende Nachricht in die Thread Historie geschrieben.