Die Inbox im Cockpit: Einträge prüfen, zuordnen und automatisch routen

Die Inbox im Cockpit ist der zentrale Eingang für alles, was von außen zu Zalion kommt: weitergeleitete Bedarfe, Lieferantenangebote, Antworten, Auftragsbestätigungen und Daten aus angebundenen Systemen. Zalion liest jeden Eintrag, erkennt, worum es geht, und schlägt die passende nächste Aktion vor. Dieser Artikel erklärt den Aufbau der Inbox und jede Aktion.

Inhaltsverzeichnis

1. Wie Einträge in die Inbox kommen
2. Aufbau der Inbox
3. Meine Einträge, Filter und Suche
4. Einen Eintrag ansehen
5. Aktionen: was jede einzelne bewirkt
6. Einen Eintrag mit einem Vorgang verknüpfen
7. Das Aktionsprotokoll
8. Auto-Routing: Einträge automatisch zuordnen
9. Häufige Fragen

1. Wie Einträge in die Inbox kommen

Die Spalte Quelle zeigt, woher ein Eintrag stammt:

• Weiterleitung: Sie oder Ihre Kolleginnen und Kollegen leiten eine E-Mail an die Zalion-Adresse Ihres Unternehmens weiter (typischerweise unternehmensname@prod.mail.zalion.ai). Die Adresse erhalten Sie von Ihrem Zalion-Ansprechpartner.
• Überwachtes Postfach: E-Mails aus einem mit Zalion verbundenen Outlook-Postfach, zum Beispiel einem persönlichen oder einem gemeinsamen Einkaufspostfach. Auch Auftragsbestätigungen, die Zalion keiner Bestellung zuordnen konnte, landen hier.
• Integration: Anfragen oder Angebote, die ein angebundenes System (zum Beispiel Ihr ERP- oder SRM-System) an Zalion übergibt.
• Manueller Upload: Dokumente, die direkt in Zalion hochgeladen wurden.

2. Aufbau der Inbox

Öffnen Sie in der linken Navigation das Cockpit. Oben finden Sie zwei Reiter:

• Inbox: alle offenen Einträge, die noch eine Entscheidung brauchen. Die Zahl am Reiter zeigt, wie viele es sind.
• Aktionsprotokoll: alles, was bereits bearbeitet oder verworfen wurde (siehe Abschnitt 7).

Jede Zeile der Inbox ist ein Eintrag mit diesen Spalten:

• Zeit: wann der Eintrag eingegangen ist.
• Betreff: der Betreff der E-Mail, darunter über und die Quelle bzw. das Postfach.
• Quelle: woher der Eintrag kommt (siehe oben).
• Objekt: was Zalion erkannt hat: Bedarf, Anfrage, Angebot, Auftragsbestätigung, Bestellung oder Rechnung. Konnte Zalion den Inhalt nicht einordnen, steht hier Unbekannt.
• Benutzer: wem der Eintrag gehört.
• Aktion: die von Zalion empfohlene nächste Aktion und weitere Möglichkeiten (siehe Abschnitt 5).

Fahren Sie mit der Maus kurz über einen Betreff. Eine Karte mit der Zusammenfassung des Inhalts erscheint. So erkennen Sie, worum es geht, ohne den Eintrag zu öffnen.

Solange Zalion eine neue E-Mail noch liest, trägt die Zeile das Kennzeichen Wird verarbeitet… und die Aktion ist gesperrt. Das dauert meist nur einen Moment. Die Inbox aktualisiert sich dann von selbst.

3. Meine Einträge, Filter und Suche

Ein Eintrag gehört dem Benutzer, der ihn eingebracht hat: bei einer Weiterleitung der Person, die weitergeleitet hat, bei einem überwachten Postfach dem Inhaber des Postfachs. Einträge aus gemeinsamen Postfächern ohne festen Inhaber erscheinen als Unbekannt.

Beim Öffnen zeigt die Inbox nur Ihre eigenen Einträge. So ändern Sie das:

• Klicken Sie auf das Filtersymbol in der Spalte Benutzer. Wählen Sie eine Kollegin, einen Kollegen oder Unbekannt, etwa als Urlaubsvertretung.
• Entfernen Sie den Benutzer-Filter, um die Einträge aller Benutzer zu sehen.
• Auch die Spalten Quelle und Objekt lassen sich so filtern. Mehrere Filter gelten gleichzeitig.

Über das Suchfeld (Nach Betreff, Absender, Objekt suchen …) finden Sie einen bestimmten Eintrag. Ihre Filter bleiben in Ihrem Browser gespeichert, bis Sie sie ändern.

4. Einen Eintrag ansehen

Klicken Sie auf eine Zeile. Rechts öffnet sich der Inhalt:

• E-Mails: Absender, Empfänger, Betreff, der vollständige Text und unter Anhänge alle angehängten Dateien zum Herunterladen.
• Einträge aus einer Integration: die Objektart, die Referenz aus dem Quellsystem und eine Zusammenfassung. Läuft zu einer Anfrage schon eine Verhandlung, sehen Sie Verhandlung läuft bereits und können sie direkt öffnen.

5. Aktionen: was jede einzelne bewirkt

Für jeden Eintrag schlägt Zalion die passendste Aktion vor. Sie steht direkt auf dem Button in der Spalte Aktion. Über den Pfeil daneben öffnen Sie weitere Aktionen. Unter jeder Aktion nennt Zalion den Grund für den Vorschlag, zum Beispiel Exakte Bestellnummer-Übereinstimmung, Teil eines bekannten Antwortverlaufs oder Absender einem bekannten Lieferanten zugeordnet.

Welche Aktionen erscheinen, hängt vom Eintrag ab. Sie sehen also nur, was für diesen Eintrag sinnvoll ist.

Aktion	Wann	Was passiert
Anfrage entwerfen	Ein interner Bedarf soll bei Lieferanten angefragt werden.	Zalion legt einen Anfrage-Entwurf an und öffnet ihn. Siehe Wie starte ich einen Anfragevorgang aus einem Bedarf?
Angebote auswerten	Lieferantenangebote liegen bereits vor.	Zalion startet einen neuen Verhandlungsvorgang mit den Angeboten und öffnet ihn.
Anfrage starten	Eine Anfrage kommt aus einem angebundenen System.	Zalion startet dazu den Vorgang und öffnet ihn.
Vorgang verknüpfen	Der Eintrag gehört zu einem laufenden Vorgang, zum Beispiel eine Lieferantenantwort in einem neuen E-Mail-Verlauf oder eine Auftragsbestätigung zu einer Bestellung.	Sie wählen den Vorgang aus. Der Eintrag wird dort abgelegt (siehe Abschnitt 6).
Verwerfen	Der Eintrag erfordert nichts, zum Beispiel ein Newsletter, ein Duplikat oder eine Test-Mail.	Der Eintrag verschwindet aus der Inbox und steht im Aktionsprotokoll als Verworfen.

Manche Aktionen fragen vorher nach einer Bestätigung. Danach meldet Zalion kurz, dass die Aktion ausgeführt wurde. Hat die Aktion etwas Neues angelegt, öffnet Zalion es direkt. Der Eintrag verlässt die Inbox und erscheint im Aktionsprotokoll.

6. Einen Eintrag mit einem Vorgang verknüpfen

Nach einem Klick auf Vorgang verknüpfen öffnet sich eine Auswahl der Vorgänge. Oben stehen die Vorschläge von Zalion. Über die Suche finden Sie jeden anderen Vorgang. Sie können mehrere Vorgänge auswählen, höchstens 50 pro Aktion. Mit Auswahl bestätigen wird der Eintrag abgelegt. Über Vorgang öffnen in der Bestätigungsmeldung springen Sie direkt hinein.

7. Das Aktionsprotokoll

Der Reiter Aktionsprotokoll zeigt alle erledigten Einträge Ihrer Organisation. Mit den Schaltflächen Bearbeitet und Verworfen filtern Sie die Liste. Pro Zeile sehen Sie:

• Ausgeführte Aktion: Mit bestehendem Vorgang verknüpft, Neuen Vorgang gestartet oder Verworfen, darunter der Schritt, etwa Angebote auswerten oder Entwurf.
• Ziel: der Vorgang oder Entwurf, in dem der Eintrag gelandet ist. Ein Klick öffnet ihn.
• Durch: wer die Aktion ausgeführt hat, oder Automatisch, wenn Zalion den Eintrag selbst zugeordnet hat.

Hier prüfen Sie also auch, was Zalion automatisch erledigt hat.

8. Auto-Routing: Einträge automatisch zuordnen

Eindeutige Fälle erledigt Zalion selbst. Sie warten dann nicht in Ihrer Inbox, sondern landen direkt im richtigen Vorgang. Automatisch ausgeführt wird dabei nur eine einzige Aktion: Vorgang verknüpfen, also eine E-Mail an einen bestehenden Vorgang hängen. Neue Vorgänge (Anfrage entwerfen, Angebote auswerten) startet Zalion nie automatisch.

So entscheidet Zalion

Sobald eine E-Mail mit allen Anhängen gelesen ist, prüft jeder Bereich von Zalion, ob sie zu ihm gehört: die Auftragsbestätigung, die Angebotsverhandlung und die Anfrage. Jeder Bereich antwortet mit sicherer Treffer, möglicher Treffer oder kein Treffer und nennt den Grund. Zalion ordnet die E-Mail nur dann automatisch zu, wenn alle diese Bedingungen erfüllt sind:

1. Genau ein Bereich meldet einen sicheren Treffer.
2. Dieser Treffer zeigt auf genau einen Vorgang.
3. Das automatische Routing ist für diesen Bereich eingeschaltet.

Fehlt eine Bedingung, bleibt die E-Mail in der Inbox. Zalion zeigt dort seinen Vorschlag mit Begründung, und Sie entscheiden. Ein möglicher Treffer wird nie automatisch ausgeführt, egal wie gut er aussieht.

Was als sicherer Treffer zählt

Auftragsbestätigungen:

• Die E-Mail nennt exakt die Bestellnummer einer Bestellung in Zalion. Zalion hängt sie an den Vorgang dieser Bestellung. Ist die Nummer nur ähnlich (zum Beispiel ein Zeichen anders), gilt das nur als möglicher Treffer. Ausnahme: Zalion ist sich sehr sicher, dass sie trotzdem dieselbe Bestellung meint.
• Die E-Mail gehört zu einem Outlook-Verlauf, der bereits mit genau einem Vorgang der Auftragsbestätigung verknüpft ist.
• Passen die Bestellnummer und der E-Mail-Verlauf zu verschiedenen Vorgängen, oder nennt die E-Mail mehrere Bestellungen aus verschiedenen Vorgängen, entscheiden Sie.
• Nennt eine E-Mail eine Bestellnummer, die Zalion noch nicht kennt, bleibt sie in der Inbox. Kommt die Bestellung später in Zalion an, prüft Zalion die E-Mail erneut und ordnet sie dann gegebenenfalls automatisch zu.

Angebotsverhandlungen:

• Die E-Mail ist eine Antwort in einem bekannten E-Mail-Verlauf eines Verhandlungsvorgangs.
• Der Absender gehört eindeutig zu genau einem Lieferanten (kein anderer Lieferant nutzt dieselbe E-Mail-Domain), und mit diesem Lieferanten läuft genau ein Vorgang. Laufen mehrere Vorgänge mit dem Lieferanten, ist das nur ein möglicher Treffer.
• Ist der Agent des passenden Vorgangs nicht aktiv, wird nichts automatisch zugeordnet.

Nie automatisch: neue Bedarfe und Anfragen, Angebote für eine neue Auswertung, Einträge aus Integrationen, Treffer nur über den Produktkatalog oder nur über den erkannten Dokumenttyp.

Einstellungen

Unter Einstellungen › Administration › Auto-Routing gibt es pro Bereich (Auftragsbestätigung und Angebotsverhandlung) einen Schalter für das automatische Verknüpfen. Beide Schalter sind ab Werk eingeschaltet. Schalten Sie einen Bereich aus, landet jede E-Mail dieses Bereichs zur Entscheidung in der Inbox. Änderungen gelten sofort.

Automatisch zugeordnete E-Mails nachvollziehen

Jede automatisch zugeordnete E-Mail steht im Aktionsprotokoll mit Automatisch in der Spalte Durch. Unter Ziel öffnen Sie den Vorgang, in dem sie gelandet ist. In der Inbox lässt sich eine automatische Zuordnung nicht rückgängig machen. Liegt eine E-Mail im falschen Vorgang, wenden Sie sich an Ihren Zalion-Ansprechpartner.

9. Häufige Fragen

Ich habe eine E-Mail weitergeleitet, sehe sie aber nicht.

Prüfen Sie zuerst den Benutzer-Filter: Der Eintrag gehört der Person, die weitergeleitet hat. Prüfen Sie dann das Aktionsprotokoll. Vielleicht hat Zalion die E-Mail bereits automatisch zugeordnet. Neue E-Mails brauchen außerdem einen Moment, bis sie verarbeitet sind.

Warum fehlt eine Aktion, die ich erwartet habe?

Zalion zeigt nur Aktionen, die zum erkannten Inhalt passen. Ist der Eintrag noch in Verarbeitung, sind die Aktionen kurz gesperrt.

Warum wurde eine E-Mail nicht automatisch zugeordnet?

Meist passt sie zu mehr als einem Vorgang, oder Zalion hat nur einen möglichen Treffer gefunden, zum Beispiel eine ähnliche statt einer exakten Bestellnummer. Die Begründung steht unter der vorgeschlagenen Aktion. Die Regeln finden Sie in Abschnitt 8.

Kann ich einen Eintrag einer anderen Person zuweisen?

Nein, eine Neuzuweisung gibt es derzeit nicht. Sie können aber die Einträge Ihrer Kolleginnen und Kollegen über den Benutzer-Filter sehen und bearbeiten.

Kann ich einen verworfenen Eintrag zurückholen?

Verworfene Einträge bleiben im Aktionsprotokoll sichtbar. Zurück in die Inbox holen können Sie sie dort derzeit nicht. Wenden Sie sich in diesem Fall an Ihren Zalion-Ansprechpartner.