Wie der OC Agent an Ihre Systeme angebunden ist
Vom Sammelpostfach bis ins ERP
Der Agent sitzt zwischen dem Eingangskanal des Lieferanten und Ihrem ERP. Dieser Artikel erklärt beide Seiten dieser Anbindung und wie aus einer eingehenden Bestätigung ein Thread wird.
ERP Anbindung
Das ERP, zum Beispiel SAP S/4HANA, ist gleichzeitig Quelle der Bestellungen und Ziel der bestätigten Werte. Es werden zwei Integrationsarten unterstützt, damit der Agent in unterschiedliche IT Landschaften passt.
| Modus | Funktionsweise | Typischer Einsatz |
|---|---|---|
| API (SAP) | Direkte API Verbindung. Bestellungen werden gelesen und bestätigte Werte programmatisch zurückgeschrieben: Liefertermine, Preise, Mengen, Kopfkonditionen, Positionen sowie Kennzeichen für Stornierung und Endlieferung. | Kunden mit zugänglicher SAP API Schicht, die in Echtzeit lesen und schreiben wollen. |
| SFTP | Dateibasierter Austausch. Bestellungen und Bestätigungen werden als Dateien über einen gesicherten SFTP Ablageort ausgetauscht. Der Agent liest eingehende Dateien und erzeugt Dateien für die Rückschreibung. | Kunden, die keine offene API bereitstellen können und Stapelverarbeitung bevorzugen. |
Die Rückschreibung ist feldbewusst. Es werden nur Felder geschrieben, die Lese und Schreibrechte besitzen. Schlüsselfelder und informative Felder werden nie geschrieben.
Eingehende Bestätigungen über ein Sammelpostfach
Auftragsbestätigungen kommen per E-Mail in ein gemeinsames Eingangspostfach, angebunden über die Microsoft Graph API. Der Agent:
- liest neue eingehende Nachrichten aus dem angebundenen Postfach,
- extrahiert das Bestätigungsdokument, in der Regel einen PDF Anhang, und liest es aus,
- durchläuft die Zuordnungsprüfung, um die Bestätigung mit der richtigen Bestellung zu verknüpfen,
- versendet ausgehende Nachrichten wie Ablehnungen, Erinnerungen und Rückfragen aus demselben Postfach, mit vollständiger Verkettung von Antworten und Weiterleitungen sowie Protokollierung.
Angebundene Postfächer können geteilt oder persönlich sein, jeweils mit konfigurierbaren Senderechten. Berechtigungen, Sendehoheit und Datenschutz nach DSGVO werden auf Plattformebene geregelt.
Die Verarbeitungskette
Eingehende E-Mail über Microsoft Graph, ein PDF Anhang oder eine SFTP Datei laufen in dieselbe Kette: Dokument mit strukturierter Extraktion durch ein Sprachmodell auslesen, dann Zuordnungsprüfung. Zugeordnete Bestätigungen gehen in einen Vergleichspfad und werden ein Thread. Nicht zuordenbare Bestätigungen landen im Eingang für nicht zugeordnete Dokumente.
Wie die Zuordnung funktioniert
Die Zuordnungsprüfung versucht zuerst eine exakte Übereinstimmung der Bestellnummer, dann eine Zuordnung über den Lieferanten, dann eine unscharfe Suche, und erzeugt einen Wert für die Zuordnungssicherheit. Unterhalb der Schwelle geht die Bestätigung in den Eingang für nicht zugeordnete Dokumente, wo Sie die richtige Bestellung manuell zuweisen oder das Dokument mit Begründung verwerfen können.
Eine eingehende Mail kann mehrere Bestellungen betreffen. Eine Sammelbestätigung wird mit jeder dieser Bestellungen verknüpft.
Das gemeinsame Datenmodell
Die Bestätigung liegt im selben Datenmodell wie die Bestellung und wird unabhängig gefüllt. Die Bestätigungsseite führt dieselben Kopf und Positionsfelder wie die Bestellseite. Die Abbildung des freien Lieferantendokuments in dieses Modell übernimmt das Sprachmodell. Es gibt keine feste Verdrahtung einzelner Lieferantenlayouts.
Zusatzpositionen des Lieferanten wie Fracht, Verpackung oder Zuschläge erscheinen im selben Datenformat wie jede andere Position. Sie werden lediglich als zusätzlich beziehungsweise nicht in der Bestellung enthalten gekennzeichnet und nur auf der Bestätigungsseite gefüllt.