Unterstützte Anwendungsfälle
Jeder Pfad einer Bestätigung und sein Ergebnis
Das Verhalten des Agenten ist als numerierter Satz von Pfaden dokumentiert. Jeder Pfad beschreibt eine reale Situation, die mit einer Bestätigung eintreffen kann, was der Agent damit macht und welcher Threadstatus daraus folgt.
Pfade für Vergleich und Rückschreibung
| Nr. | Pfad | Was passiert | Ergebnis |
|---|---|---|---|
| 1 | Alles stimmt, automatisch bestätigt | Keine Abweichungen. Der Agent vergleicht alle Felder, bestätigt automatisch und aktualisiert die Bestellung vollständig. | Bestätigt |
| 2 | Innerhalb der Toleranz | Eine kleine Abweichung bei Preis, Menge oder Termin liegt innerhalb der eingestellten Toleranz und wird automatisch angenommen und bestätigt. | Bestätigt |
| 3 | Manuell annehmen | Eine echte Abweichung über der Toleranz, zum Beispiel eine Preiserhöhung von 6,3 Prozent. Der Einkauf nimmt an und der bestätigte Wert wird in die Bestellung geschrieben. | Bestätigt |
| 4 | Gemischt oder ignorieren | Bei einem abweichenden Feld wird der bestellte Wert beibehalten statt des bestätigten. Wird festgehalten und protokolliert. | Bestätigt |
| 5 | Wert manuell bearbeiten | Der Einkauf überschreibt bestellten und bestätigten Wert mit einem selbst eingegebenen Wert, zum Beispiel einem verhandelten Termin. | Bestätigt |
| 6 | Nur Kenntnisnahme mit Zusatzinformation | Ein informativer Vermerk oder Anhang ohne Datenänderung. Nur zur Kenntnis nehmen, es wird nichts geschrieben. | Bestätigt |
| 7 | Ablehnen und Lieferantenschleife | Eine nicht akzeptable Abweichung wird abgelehnt, eine Korrekturmail geht an den Lieferanten, der Thread wartet auf eine korrigierte Bestätigung und der Vergleich läuft erneut. | Wartend |
| 8 | Neue Bestätigung ohne Ablehnung | Der Lieferant sendet eine neuere Bestätigung, die die frühere ersetzt. Nur die geänderten Felder werden wieder zur Prüfung geöffnet. | Bestätigt |
| 9 | Teilbestätigung | Der Lieferant hat nur einen Teil der Menge bestätigt und den Rest nicht zugesagt. Bestätigte Teile annehmen, für den Rest erinnern, offen lassen oder stornieren. | Teilweise bestätigt |
| 10 | Teillieferung und Einteilungen | Eine Position wird als mehrere Teillieferungen an verschiedenen Terminen bestätigt. Jede wird als Einteilung abgebildet und nur die abweichenden Termine brauchen eine Entscheidung. | Bestätigt |
| 11 | Mengenabweichung ohne Aufteilung | Eine Untermenge, bei der der Rest abgelehnt wird, oder eine Übermenge, bei der mehr bestätigt als bestellt wurde. | Bestätigt |
| 12 | Zusatzkosten auf der Bestätigung | Die Bestätigung enthält einen Zuschlag, der nicht in der Bestellung steht, etwa Verpackung, Fracht oder einen Mindermengenzuschlag. Als neue Position anlegen, Bestellwert verwenden oder je Posten ablehnen. | Bestätigt |
| 13 | Zusammenfassung eins zu n | Eine bestellte Position wird als mehrere Bestätigungszeilen bestätigt. Sie werden auf die eine Position zurückgruppiert und die Summen abgeglichen. | Bestätigt |
| 14 | Setzuordnung n zu eins | Mehrere bestellte Positionen werden als eine Setposition bestätigt. Die Entscheidung auf Setebene gilt für alle Mitglieder. | Bestätigt |
| 15 | Positionszuschlag als Unterposition | Ein Zuschlag, der zu einer bestimmten Position gehört. Er wird wie ein Positionsfeld entschieden und bei der Aktualisierung in diese Position aufgenommen. | Bestätigt |
| 16 | Schließen ohne Aktualisierung | Der Einkauf schließt den Thread bewusst mit protokollierter Begründung und ohne die Bestellung zu aktualisieren. | Geschlossen |
| 17 | Stornierte Position | Eine Position wird storniert. Der Einkauf nimmt zur Kenntnis und die Position wird bei der Aktualisierung aus der erwarteten Menge entfernt. | Storniert |
| 18 | Löschvormerkung auf einer Position | Eine Position trägt eine Löschvormerkung, die von einer Stornierung zu unterscheiden ist. Der Einkauf prüft und bestätigt. | Bestätigt |
| 19 | Lieferant lehnt eine Position ab | Der Lieferant lehnt die Lieferung ausdrücklich ab. Der Einkauf entscheidet, ob storniert oder offen gelassen wird. Bei Stornierung wird das Kennzeichen Endlieferung gesetzt. | Storniert |
| 20 | Stornierung nach der Rückschreibung | Eine Änderung kommt an, nachdem der Thread bereits aktualisiert wurde. Der Thread öffnet sich erneut und erlaubt eine weitere Aktualisierung. | Wieder geöffnet |
| 21 | Bestellung nach dem Vergleich geändert | Die Bestellung wurde im ERP nach dem Vergleich bearbeitet. Der Vergleich ist veraltet und blockiert, bis er neu läuft. | Wieder geöffnet |
| 22 | Überfällig mit Erinnerungen und Eskalation | Eine Bestätigung ist jenseits der Frist überfällig. Der Agent versendet automatische Erinnerungen und wendet die Eskalationsregeln an. | Wartend |
| 23 | Abweichungen auf Kopfebene | Abweichungen wie Zahlungsbedingungen, Incoterms und gelegentlich die Zuordnung von ERP Schlüsseln. Werden wie Positionsfelder entschieden und in den Kopf geschrieben. | Bestätigt |
| 24 | Ersatzartikel | Der Lieferant bestätigt für eine Position einen anderen Artikel. Alt und neu werden nebeneinander gezeigt und bei Annahme wird der Ersatzartikel zugeordnet. | Bestätigt |
| 25 | Abrufkontrakt als Ziel der Rückschreibung | Angenommene Werte werden in einen Abruf oder Rahmenkontrakt geschrieben statt in eine einzelne Bestellung. In der Kopfzeile erscheint ein Kontraktkennzeichen. | Bestätigt |
| 26 | Noch keine Bestätigung erhalten | Die Bestellung ist versendet, aber nichts ist zurückgekommen. Der Thread bleibt offen und der Agent wartet weiter auf den Eingang. | Wartend |
Szenarien für Eingang und E-Mail
| Szenario | Was passiert | Ergebnis |
|---|---|---|
| Nicht zugeordnet, dann Bestellung zuweisen | Eine Bestätigung konnte nicht automatisch zugeordnet werden. Der Einkauf weist die richtige Bestellung manuell zu und der normale Vergleich beginnt. | Geht in einen Vergleichspfad |
| Nicht zugeordnet, dann verwerfen | Die Bestätigung ist nicht relevant, zum Beispiel nicht Ihre Bestellung, ein Duplikat oder eine Testmail. Der Einkauf verwirft sie mit Begründung. | Verworfen |
| E-Mail und Eingang von Anfang bis Ende | Eine eingehende Mail zu mehreren Bestellungen, die Mailansicht im Thread, Ablehnungsentwurf und Editor sowie Senden, Antworten und Weiterleiten mit Historie. | Nicht zutreffend |