Was sind Einkaufskategorien?

Beim Hochladen von Angeboten weist der Agent dem Vorgang automatisch eine von fünf Einkaufskategorien zu. Jede Kategorie bestimmt, welche Analysevorlage, welche Standardfelder und welche Verhandlungstaktiken zum Einsatz kommen. So sind Vergleichsstruktur und extrahierte Daten von Anfang an auf die jeweilige Einkaufsart zugeschnitten.

Die fünf Einkaufskategorien

Der Agent ordnet jedes Angebot einer der folgenden fünf Kategorien zu. Jede bringt einen eigenen Satz an Standardvergleichsfeldern mit:

1. Direct Materials & Components

Physische Waren, die Teil des Endprodukts werden oder in der Produktion verbraucht werden.
Beispiele: Rohstoffe, Gussteile, Lager, Hydraulikteile, elektronische Komponenten, Befestigungselemente, Fertigungsteile.

2. Capital Equipment & Assets (CapEx)

Abschreibungsfähige Vermögenswerte mit erheblicher Anfangsinvestition.
Beispiele: Produktionsmaschinen, Fördertechnik, Fahrzeuge, IT-Infrastruktur, Anlagensysteme, Großgeräte.

3. Software, IT & Digital

SaaS-Abonnements, Dauerlizenzen und Cloud-Services.
Beispiele: Enterprise-Software (ERP, CRM), Engineering-Tools (CAD, PLM), Produktivitätstools, Cybersecurity-Plattformen, Datenanalyse-Services.

4. Professional & Consulting Services

Projekt- oder zeitbasierte Beauftragungen externer Experten.
Beispiele: Managementberatung, Rechtsberatung, Finanzberatung, Marketing-Agenturen, IT-Beratung, Personalvermittlung, Engineering-Beratung.

5. MRO, Facilities & Operational

Indirekte Waren und Dienstleistungen, die den laufenden Betrieb sicherstellen.
Beispiele: Ersatzteile, IT-Hardware, Verbrauchsmaterialien, PSA, Werkzeuge, Bürobedarf, Facility-Services, Verpackung, Logistik.

[Screenshot: Einkaufskategorie-Zuweisung im Thread-Header]

Wie die Kategorie-Zuweisung funktioniert

Beim Hochladen analysiert der Agent die Angebotsdokumente und wählt automatisch die passende Kategorie aus. Die zugewiesene Kategorie wird als Badge im Vorgang angezeigt und ist sofort sichtbar.

Der Agent wertet dazu Lieferantenbeschreibungen, Produkttypen, Preisstrukturen, Vertragsbedingungen und weitere Kontextinformationen aus. In den meisten Fällen ist die automatische Zuweisung bereits beim ersten Durchlauf korrekt.

Was tun, wenn die Kategorie nicht passt?

Die Kategorie-Zuweisung ist nicht endgültig. Sie können sie jederzeit über den Vorgang-Chat (Ask Me Anything) ändern.

Beispiel:
„Ändere die Einkaufskategorie zu Capital Equipment & Assets."

Nach einer Änderung wird der Agent:

• Die Angebote mit der neuen Kategorie-Vorlage neu verarbeiten
• Die Standardfelder entsprechend zurücksetzen
• Daten nach der neuen Struktur neu extrahieren und organisieren
• Alle eigenen oder berechneten Felder beibehalten, die Sie bereits hinzugefügt haben

Hinweis:
Feiner aufgeteilte Produktgruppen innerhalb der fünf Hauptkategorien sind für kommende Versionen geplant, um noch präzisere Zuordnungen und spezialisierte Analysevorlagen zu ermöglichen.

Wie sich Felder je Kategorie unterscheiden

Jeder Vergleichsabschnitt passt seine Standardfelder an die zugewiesene Einkaufskategorie an. So bewerten Sie immer die richtigen Kennzahlen für die Art des Einkaufs, den Sie gerade tätigen.

Award Criteria

Die Kernfelder sind in allen Kategorien gleich (Actions, Quote Cost, Target Cost, Payment Terms, Lead Time, Requirements Fit, Key Strength, Key Weakness). Was sich ändert, ist die Art, wie Daten extrahiert und priorisiert werden:

• Direct Materials: Quote Cost zeigt Einheits- oder Chargenpreise; Lead Time ist besonders wichtig
• CapEx: Quote Cost zeigt Total Cost of Ownership inkl. Installation und laufendem Support
• Software: Quote Cost zeigt den Total Contract Value (wiederkehrend + einmalig)
• Professional Services: Quote Cost zeigt die Gesamtprojektkosten; Erfolgskriterien werden stärker gewichtet
• MRO: Quote Cost zeigt aufgeschlüsselte Einzelpreise; Lead Time und Flexibilität stehen im Vordergrund

Items (positionsweise Details)

Die Felder unterscheiden sich je nach Einkaufsart deutlich:

• Direct Materials: Unit Price, Price Tiers, Item Description, Internal Article No., MOQ / Pack Size
• CapEx: Equipment Base Price (POS X | Asset Name), Options / Extras, Asset Description
• Software: License Price (POS X | Product / Module), Price Tiers, Item Description, Metric, Features Included
• Professional Services: Rate (Hourly / Daily) (POS X | Role), Role / Seniority, Item Description, Quantity (Days / Hours)
• MRO: Unit Price (Base) (POS X | Item Name), Price Tiers, Item Description, EAN / MPN

Cost (Kostenaufschlüsselung & Summen)

Kostenstruktur und Nebenkosten unterscheiden sich je nach Kategorie:

• Direct Materials: Items Total → Tooling / Setup Costs → Logistics & Freight → Customs & Duties → Surcharges → Total Cost
• CapEx: Equipment Total → Installation & Commissioning → Customs & Duties → Logistics & Freight → Total Cost of Ownership
• Software: Recurring (ARR) → One-time Implementation → Uplift Cap → Total Contract Value
• Professional Services: Fees Total → Travel & Expenses → Total Project Cost
• MRO: Items Total → Logistics & Freight → Customs & Duties → Total Cost

Terms & Conditions

Unterschiedliche Einkaufsarten haben unterschiedliche vertragliche Prioritäten:

• Direct Materials: Payment Terms, Incoterms, Lead Time, Delivery Date, Warranty Period, Quote Validity
• CapEx: Payment Terms, Lead Time, Warranty Period
• Software: Payment Terms, Term Length, Renewal Mechanics, Termination & Exit Rights, SLA / Uptime
• Professional Services: Payment Terms, Notice Period, IP Rights, Location & Work Mode
• MRO: Payment Terms, Incoterms, Lead Time, Warranty Period

Qualitative / Technical

Je nach Kategorie werden unterschiedliche Qualitätsbereiche fokussiert:

• Direct Materials: Technical Compliance, Certifications, ESG / Sustainability, Geopolitical Risk
• CapEx: Safety & Compliance Standards, Supplier Service Capability, ESG / Sustainability, Geopolitical Risk
• Software: Support Level, Security & Compliance, Integrations & APIs, Data Portability, ESG / Sustainability, Geopolitical Risk
• Professional Services: Team Profile, Methodology, Success Criteria, ESG / Sustainability, Geopolitical Risk
• MRO: ESG / Sustainability, Geopolitical Risk

Quote Details (Lieferant & Kontext)

Diese Felder sind in allen Kategorien identisch: Supplier Name, Supplier Location, Company Headcount, Quote Timestamp

Dynamisch erzeugte Felder

Über die Standardfelder der jeweiligen Kategorie-Vorlage hinaus kann das System zusätzliche Felder automatisch hinzufügen, wenn der Angebotsinhalt dies erfordert.

Beispiel:
Bei einem CapEx-Angebot könnten „Training Costs" oder „Maintenance Contract" als zusätzliche Zeilen im Cost-Bereich erscheinen, wenn der Lieferantenvorschlag diese enthält.

Diese dynamischen Felder passen den Vergleich an das jeweilige Angebot an – nicht nur an die breite Kategorie. So kann der Agent auch besondere Konditionen, Zusatzleistungen oder Risiken erfassen, die in der Standardvorlage nicht vorgesehen sind.

Die vom System erstellten Felder lassen sich genauso verwalten wie Standardfelder: ein-/ausblenden oder entfernen über den „Configure Table"-Dialog im jeweiligen Bereich.

Nächste Schritte

• Prüfen Sie die zugewiesene Kategorie in Ihrem Vorgang. Wenn sie nicht passt, ändern Sie sie einfach im Chat.
• Sehen Sie sich die Standardfelder in den einzelnen Bereichen an – sie sind auf Ihre Kategorie zugeschnitten.
• Ergänzen Sie eigene oder berechnete Felder, um die Analyse weiter zu verfeinern. Details dazu finden Sie unter Konfigurierbare Tabellen & Berechnete Felder.
• Nutzen Sie den Chat in jedem Bereich, um Felder anzupassen oder Daten neu extrahieren zu lassen.